Sobre cómo organizar tu vida para lograr cosas

Organizar nuestra vida para lograr cosas no es difícil, siempre que tengas algunas cosas en cuenta… comenzando por estas dos:

El secreto para mantener tu vida en orden es anotarlo todo.

El secreto para lograr cosas es subdividirlas en tareas más pequeñas que, poco a poco, vayan construyendo lo que deseas realizar.

Resulta evidente que limitar este artículo a solo decir estas dos cosas sería demasiado simple, así que de aquí en adelante explicaré un método que realmente funciona.

Organizar tu vida: preparación

A veces sentimos que nuestras vidas son un desastre o que, sin importar lo que hagamos, no concretamos mucho. Nos pasa a todos. Evita que esos sentimientos (o la tensión o la frustración que causan) te paralicen. Empieza por tomarte un tiempo para pausar y pensar cómo podrías hacer algo al respecto. Probablemente lo estés haciendo ahora, que lees este texto. Sí, podríamos decir que ya comenzaste. Te felicito.

Lo siguiente es reconocer que tu vida tiene diferentes aspectos y que todos ellos son igual de importantes. Todos necesitamos priorizar cosas de vez en cuando y está bien. Pero no podemos olvidar que descuidar uno o varios aspectos de nuestras vidas para concentrar todo nuestro esfuerzo en uno o dos de los otros no es positivo en el largo plazo, así que hay que evitarlo. Si quieres un ejemplo, piensa en todas aquellas personas que se pasaron la vida trabajando solo para enterarse que están enfermos cuando finalmente obtuvieron lo que deseaban con todo ese trabajo. Va más allá de encontrar un equilibrio entre la vida y el trabajo. Es cuestión de sentido común.

También necesitas aceptar que no estás solo en el universo. Nosotros, los humanos, somos una especie social. Todos necesitamos ayuda. Todos deberíamos ayudar de cuando en cuando también. Lo enfatizo porque es muy, muy importante. Intentar hacer las cosas solo podría sentirse empoderador, pero la verdad es que nos consume.

Menciono todo esto para ayudarte a encontrar una mentalidad más apropiada para enfrentarte a la tarea de tratar de organizar tu vida.

Antes de continuar, permíteme explicarte por qué anotarlo todo y subdividir tareas es importante. Subdividir tareas es útil porque resolver problemas nos da alegría. Mientras más problemas resolvamos, más contentos estamos; y esta alegría nos permite lograr más cosas, más fácilmente, una y otra vez. Así que acostúmbrate a subdividir tus pendientes en partes más pequeñas. La próxima que pienses, por ejemplo, que necesitas limpiar tu casa, piensa en que necesitas barrer el piso, limpiar el baño, limpiar la cocina, quitarle el polvo a las mesas, etc. Podría sonar a que te estás creando más tareas pero es solamente una percepción. Una vez que te hayas acostumbrado a subdividir, la vida se sentirá menos abrumadora.

En cuanto a anotar todo, es clave porque nuestras mentes son vivaces. Les encanta viajar de aquí para allá, imaginar algunas cosas por un rato, luego imaginar otras… ¡y cuando no estamos despiertos, soñamos! Al anotarlo todo, liberamos nuestras mentes de la obligación de intentar recordar, y esto crea el espacio mental que necesitamos para concentrarnos en lo que estamos haciendo.

¿Dónde anotar? En papel o en software —tiene casi el mismo efecto. Escribir en papel, sin embargo, por la conexión entre la mente y el acto de escribir, tiene un mejor efecto en la capacidad de memorizar y aprender. Así que, si necesitas recordar cosas con mayor frecuencia, elige el papel.

En cuando a cómo escribir, existen ya varias opciones y sistemas:

• Mapas mentales
• Listas
• Diarios
• Diarios de notas breves (o bullet journals)
• Agendas
• Planificadores
• Tableros kanban

…y ten por seguro de que, con algo de ingenio y creatividad, aparecerán más en el futuro. Elegir un método no es importante ahora, así que no te preocupes mucho sobre eso. Puedes elegir uno, una combinación o simplemente inventar tu propio método después. Lo que necesitamos hacer primero es construir una buena base para lo que estás a punto de hacer.

Organizar tu vida: la base

Como mencioné, el núcleo de toda buena organización de la vida es tener presente que nuestra humanidad tiene varios aspectos y que todos ellos son igual de importantes. Lo repito porque, cuando las personas piensan en tomar el control de sus vidas, tienden a enfocarse en estos tres aspectos:

• Lo que tienen que hacer
• Lo que necesitan hacer
• Lo que quieren hacer

Mas si descuidas los otros, tarde o temprano tu vida se va a sentir desequilibrada. Necesitas considerar estos otros aspectos también para obtener mejores resultados:

• Tu salud
• Tus finanzas
• Tus relaciones
• Tu religión (si la tienes) y creencias
• Lo que te da curiosidad
• Tus pertenencias
• Tus hábitos
• ¡Lo inesperado!

Ahora que tienes una lista más completa, te invito a comenzar. Toma papel (o un software) y anota todos los aspectos de tu vida, incluyendo tantos sub-aspectos como desees o necesites. Verás que toma solo unos minutos para comenzar a ver un mapa de ti mismo. Esta es la base sobre la que construirás lo demás.

Solo permíteme agregar tres comentarios antes de continuar:

Siempre debes tener presente que tu vida cambiará. Algunas cosas que consideras centrales ahora puede que dejen de serlo después. La vida también te presentará nuevas cosas que, sin saber cómo, se convertirán en centrales para ti. El cambio es bueno. Necesitas mantenerte abierto a él.

Lo inesperado puede tener un impacto enorme en nuestras vidas, dependiendo de lo que ocurra. A veces, las situaciones que no previste son simples, como cuando un accidente en la calle te deja atrapado en el tráfico. A veces son complejos, como cuando despiertas y te das cuenta de que se inundó el piso mientras dormías. Es importante preguntarnos de cuando en cuando qué tan preparados estamos para afrontar situaciones inesperadas de todo tipo (sin volvernos paranoicos, por supuesto).

Sin importar lo compleja que pueda parecerte tu vida en lo que has escrito, nunca deberías dejar de ser curioso. Siempre hay tiempo para aprender algo nuevo y es bueno que acojas eso porque es lo que te convierte en un ser humanos más completo.

Organizando tu vida: del panorama a la realidad

Regresando al tema: Si seguiste lo que mencioné en la sección anterior, deberías poder ver un panorama completo de cómo es tu vida ahora. Lo siguiente en la lista, en teoría, es comenzar a decidir qué es lo que harás de ahora en adelante, pero antes de hacer eso es sabio pausar otra vez y reconocer algunas cosas adicionales:

• Que el día tiene solo 24 horas. De esas 24 horas, tienes que dormir alrededor de 7 para mantenerte sano. El resto tendrá que caber en el resto del tiempo.
• Que intentar organizar tu vida es el equivalente intelectual a intentar construir el castillo que deseas habitar en el futuro. No hay manera de hacerlo rápido, y mucho menos apurado. Así como tendrías que construir aquellas paredes ladrillo por ladrillo, necesitarás lograr las cosas poco a poco. Los ladrillos correctamente colocados construyen muros más sólidos que los apurados, si me entiendes la metáfora.
• Que nuestras mentes se alegran cuando resolvemos problemas y terminamos tareas, y que es muy sencillo tomar ventaja de esto: solo necesitamos subdividir todo lo que podamos en tareas más pequeñas —atómicamente pequeñas, si es posible.
• Que lo inesperado pasará y cambiará nuestros planes con mucha frecuencia. Así es la vida, ¡y está bien!
• Que cualquier método que elijas para tratar de mantener tu vida en orden debe ser una herramienta y no una prisión sin paredes para tu alma. El llenar nuestros días y noches de tareas no significa que no tengamos derecho a usar algo de tiempo en disfrutar y relajarnos. ¡Todo lo contrario! Solo te sugiero que tengas presente que hay una diferencia entre recrearte y distraerte. Las mismas palabras lo explican: cuando algo te re-crea, te ayuda a recuperar energía para continuar después; mientras que cuando algo te dis-trae te aleja de tu sendero. Toda persona que vive una vida plena también elige sus pasatiempos sabiamente.

Ahora, hazlo. Empieza a subdividir tu vida y tus pendientes en partes más pequeñas —incluso si parecen muchos—, así podrás decidir cómo los administrarás.

Organizar tu vida: de la realidad de la vida a la realidad de que cada día tiene 24 horas

¿Listo? Ahora viene lo bueno.

Hasta ahora, deberías tener un mapa de tu vida y una lista más o menos completa de todo lo que vivirla implica. (Digo «más o menos completa» porque siempre recordaremos algo después. Es normal.) Mantenlo como tu vista panorámica, la que evitará que te pierdas.

También podrás haber notado que hay aspectos de tu vida de los que no te estás encargando, así como cosas que estás haciendo que no contribuyen en nada con lo que quieres lograr.

Ahora toca convertir toda la teoría anterior en práctica y empezar el cambio. ¿Cómo? Aprovechando una de las herramientas más poderosas con la que vino nuestra humanidad: los hábitos.

Te recomiendo iniciar un hábito hoy: mantener un diario. Al anotar lo que haces cada día, todos los días, ganarás algo extremadamente útil: el poder de recordar. ¿Cuándo fue la última vez que lavaste tu ropa? Estará en tu diario. ¿Cuándo fue la última vez que regaste las plantas? También estará en tu diario. ¿Qué pasó aquel día que olvidaste saludar a tu amigo por su cumpleaños? Correcto, tu diario te lo dirá.

No necesita ser un diario muy complejo. Puede ser un simple cuaderno o archivos de texto en tu computadora. Tú decides.

No solo será divertido hacerlo sino que además te dará una segunda ventaja: pronto te mostrará tu realidad. Verás, todos nosotros, humanos al fin, tendemos a ser muy parcializados a nuestro favor. Juraríamos que solo vemos televisión una hora al día cuando en realidad son tres, o aseguraríamos que solo gastamos un par de monedas en refrescos (gaseosas) cuando la cifra real se acerca más a un par de billetes. El revisar nuestros diarios de vez en cuando nos mostrará cómo estamos viviendo, y nos permitirá hacer los cambios que necesitamos hacia la vida que queremos vivir.

¿Y qué haremos con respecto a nuestro futuro? Empezar a decidirlo. Este es el momento te elegir un sistema (de la lista al inicio de este artículo u otro). Tómalo y empieza a planear tus próximos pasos. Sí, es así de sencillo.

Hay cosas que debes hacer siempre, como ir a estudiar o trabajar. Anótalas.

Hay cosas que debes hacer algunas veces al mes, como limpiar el baño. ¿Cuándo las harás? Elige algunas fechas y anótalas.

Hay cosas que debes hacer una vez al mes, como pagar las cuentas. Elige una fecha y anótala también. Agrega fechas límite, si lo necesitas.

No limites estas decisiones a las cosas que tienes o necesitas hacer. Agrega las que quieres hacer también. Si has querido visitar el museo de arte desde hace meses, ¿cuándo es que (¡finalmente!) lo harás? Anótalo.

En general, la idea es que sientas que eres tú quien está tomando las decisiones ahora, y no «la vida» o las circunstancias. Es así como se logran las cosas.

Y, sobre todo, decide hoy que desde ahora te respetarás. Estás organizando tu vida para lograr cosas que quieres. Sigue anotando todo, planeando tus próximos movimientos, regresando a tu vista panorámica periódicamente hasta que se convierta en hábito, porque son tus hábitos los que te llevarán a la vida que deseas.

Organizando tu vida: secretos para que realmente funcione

Cuando comencé este texto, escribí que organizar la vida no es tan complicado siempre que mantengas algunas cosas presentes (empezando con las dos que mencioné al principio). Bien, aquí están las otras:

El primer secreto es que cualquier sistema que elijas para mantener tu vida en orden debe ser flexible. La vida es hermosa…. ¡porque te sorprende! A veces las sorpresas son positivas; a veces son negativas, como ya mencioné. La mejor forma de defenderte de «lo inesperado» es colocar tus fechas límite, si las tienes, un par de días antes de la fecha límite real.

El segundo secreto es que debes ser realista. Si eres un animal nocturno, simplemente no deberías plantearte la meta de despertar a las 5:45 a.m. de ahora en adelante porque muy probablemente fallarás y te desmotivarás. Los cambios radicales funcionan a veces, pero a veces no. Puedes intentarlo. Pero no permitas que un fracaso tumbe todo. ¡Sé realista! Fallar es parte de la vida y fallarás. Cuando eso pase, perdónate y continúa.

El tercero es que es bueno recordar que no estamos solos en el mundo. Más veces de las que te imaginas, puedes ahorrar muchísimo tiempo y energía con simplemente pedirle (o pagarle) a alguien para que lo haga por ti. Somos una especie social. Nos necesitamos mutuamente.

El cuarto es muy importante: mantén algunos aspectos de tu vida separados. Te recomiendo que mantengas un registro aparte de todas tus finanzas: todo lo que ganas y cada centavo que gastas (o desperdicias). También te mostrará tu realidad pronto. Las listas de cosas que tienes o necesitas comprar también manténlas aparte.

El quinto es buena comunicación. Los malos entendidos pueden hacer perder muchísimo tiempo. También pueden arruinar relaciones. Presta atención a qué tan claro eres cuando te comunicas con otros. Aprende a comunicarte mejor, si lo consideras necesario.

El sexto es orden. Si todo tiene un sitio en todos los lugares en los que pasas tus días, ahorrarás muchísimo tiempo.

El séptimo es, nuevamente, recordar que estás construyendo un conjunto de herramientas para ayudarte a mantener tu vida en orden y no una prisión sin paredes para tu alma. No pasa nada si pospones lo que no pudiste completar en un solo día. No pasa nada si decides no hacer nada el resto de cualquier tarde y descansar.

No eres una máquina. Nadie espera que te conviertas en una.