Organiza tu información

Las personas suelen perder valioso tiempo navegando de carpeta en carpeta solamente porque no recuerdan dónde guardaron el archivo que están buscando. ¿Te suele pasar?

Cómo organizar tu información

Lo primero que debes tener presente es que normalmente tratas con tres tipos de archivos: los archivos que produces, los que recibes y los que usas como borradores de tus versiones finales. Estos pueden ser archivos muy variados, dependiendo del tipo de actividad que realices.

Lo mejor que puedes hacer para organizar tu información es tener una estructura de carpetas clara. Empieza por crear una carpeta (folder) para tus documentos, otra para tu música y vídeos, otro para tus gráficos y fotografías, y una más para los instaladores que descargas de la Internet. De esta manera, tendrás una mejor idea de dónde mover y encontrar cada archivo que uses o que encuentres. El siguiente paso sería renombrar tus archivos de una forma más apropiada.

Acostúmbrate a renombrar todos los archivos que produces o recibas. La meta es poder identificar qué tiene cada archivo simplemente leyendo su nombre. Si necesitas crear más carpetas, no dudes en hacerlo. Sin embargo, la mayoría de las veces, renombrar los archivos es más que suficiente para la mayoría de las personas. ¡Usa el nombre del archivo para categorizarlo! Mira estos ejemplos:

wayo_erastu.mp3
wayo_electricaciudad.mp3

¿No es esto mucho mejor que...

01 eras tu – wayo.mp3
wayo – electrica ciudad – electricaciudad – 05.mp3

...que fue probablemente lo que descargaste de la Internet?

Ayuda a tus ojos a encontrar lo que necesitas rápidamente. Recuerda que renombrar un archivos rara vez toma más de diez segundos de tu tiempo.

Otras ideas útiles para organizar tu información

+ Combina archivos. Crea un archivo de nombre "Cartas" y coloca todos tus correos-e ahí. ¿Para qué tener setenta archivos diciendo lo mismo? Aunque tenga más de cincuenta páginas, nunca te tomará más de un minuto encontrar y abrir un archivo así. Revisa qué otros archivos puedes combinar en uno solo y verás los resultados.

+ Elimina tus borradores apenas termines de usarlos. Si consideras esto una obligación, le dirás adiós para siempre a tus accidentales aperturas de archivos incompletos o versiones preliminares.

+ Descarga todo a tu escritorio. Toma el control de cómo renombrar tu archivo y dónde lo guardas. No dejes que tu computadora lo grabe donde te lo "pide" porque, la mayoría de las veces, esto es lo que te confunde más.

+ Olvida la idea de crear atajos (accesos directos). Si estás bien organizado, solo necesitas abrir tu administrador de archivos y navegar hasta que encuentres aquel archivo.

Tómate una tarde de domingo para reorganizar tu computador y verás cuánto tiempo lo agradeces.

Y no lo pospongas.


Continue with... Protege tu información


Conocimiento + Computadores