Consejos para el envío de correos electrónicos

Enviar un mensaje de correo-e es, en teoría, fácil de hacer. Solo estoy escribiendo estos artículos para ayudar a todos a estar mejor organizados.

Cinco campos, tres funciones

Todos los clientes de correo-e, sea que se usen en línea o no, te proveerán cinco campos para componer tu mensaje: de, para, cc, cco más uno para el mensaje en sí.

El campo "de" sirve para seleccionar desde qué dirección uno estará enviando su mensaje. Fue creado para quienes manejan más de una cuenta desde el mismo administrador de correo-e y necesitan elegir desde qué dirección envían ciertas comunicaciones. El campo "para" se utiliza para designar a los destinatarios principales de tu mensaje; mientras que los campos "cc" [copia carbón] se utiliza para destinatarios secundarios. El campo "cco" [copia carbón oculta] existe en caso uno desee enviar un mensaje a destinatarios adicionales, pero sin que los destinatarios principales lo sepan.

Está de más decir que el espacio grande debajo de estos sirve para escribir la carta.

Una agenda de direcciones y varios subgrupos

Los clientes de correo-e vienen acompañados de una opción que ayuda a guardar los nombres y direcciones de correo electrónico de las personas con las que uno se comunica más frecuentemente. Se llama libreta de direcciones. Algunas de estas ayudan a guardar más información acerca de la persona que solo el nombre y el correo-e, pero quedas a cada quién el utilizarlas o no.

Lo que quizá no sea tan conocido es que el libro de direcciones también acepta el organizar los contactos por categorías que permiten escribirles cómodamente. Los clientes de correo-e por web también las tienen. De hecho, en Hotmail y Yahoo! se les conocen como "categorías"; en Gmail, como "grupos" y en AOL como "listas". Al organizar las direcciones de correo-e en grupos, uno puede ahorrar tiempo para componer su mensaje para el mismo grupo de personas de la misma lista. En lugar de incluir a todos y cada uno de los receptores individualmente, se añade al grupo y el software de correo-e se encarga de lo demás.

Para ambos casos, mi consejo es mantener todas las listas en o alrededor de los 20 contactos. Pueden crearse tantos grupos como se deseen, así que tener grupo1, grupo2 y gropo3 resulta más sencllo que añadir que tener un grupo grande de 70 contactos y ver cómo se bloquea el correo-e por haber chocado contra un filtro anti-spam o algún límite de envío.

Ten siempre presente que todas las cuentas de correo-e tienen un límite de envío, así que no intente abusar del servicio y así no tendrá ningún problema.

Responda apropiadamente

Este último consejo es acerca de cómo responder a los mensajes de correo-e. Infortunadamente, se ha adquirido la costumbre de recibir un correo-e y responder a este citando el mensaje completamente debajo de la respuesta. Esta práctica es totalmente incómoda.

Los humanos (excepto quizá en el Japón) estamos acostumbrados a leer textos desde arriba hacia abajo. Responder a los mensajes sobre el original inevitablemente corta la ilación natural de nuestra comunicación. Para evitar esto y ayudarnos mutuamente, haga lo que es mejor y responda al mensaje debajo del correo-e original. De esta manera, el intercambio de comunicaciones seguirá el patrón más natural.


Computadores + En línea